Na osnovu izvedene analize daju se sledeće preporuke za unapređenje procedure.
9.1. Unaprediti transparentnost u delu obaveštavanja udruženja o raspisivanju konkursa slanjem poruka elektronske pošte udruženjima koja su zatražila da budu informisana o javnom konkursu
Uz malo unapređenje opštinskog internet portala moguće je obezbediti da se udruženja građana registruju sa svojim adresama elektronske pošte kako bi bila obaveštena o raspisanom konkursu. Ovo bi obezbedilo svim udruženjima ravnopravnost u pogledu blagovremenog informisanja o raspisivanju konkursa. Takođe je moguće unaprediti Pravilnik na takav način da se raspisivanje konkursa najavljuje na opštinskoj internet strani sedam dana pre objavljivanja poziva što bi dalo dovoljno vremena svim udruženjima da se prirpeme za javni poziv.
9.2. Omogućiti da se konkursna dokumentacija koju prilažu udruženja dostavlja elektronskom poštom elektronski poptisana
Zbog formalnog postupanja opštinske uprave verovatno nije realno očekivati da opština obezbedi internet portal za konkurisanje udruženja (prilaganje dokumentacije) koja nije zvanično potpisana od strane ovlašećnih lica. Međutim, opština može omogućiti da se dokumentacija šalje elektronskom poštom tako što se prethodno elektronski potpiše, što je uobičajena praksa prilikom procedure izdavanja građaevinskih dozvola i što bi predstavljalo unapređenje u smislu posvećivanja članova udruženja priremi programa i obraćanja veće pažnje na suštinu programa sa kojima konkurišu umesto na formu slanja dokumentacije (poštom i lično na pisarnici).
9.3. Kriterijumi za dodelu sredstava moraju biti preciznije određeni, a način bodovanja tako uređen da se što veći deo bodova može dodeliti na osnovu provere određenuih objektivnih kriterijuma koji su unapred propisani i zadati komisiji
Ocenjivanje projekata mora biti na takav način postavljeno da se što veći deo bodova dodeljuje na osnovu objektivno proverljivih kritirijuma, a što manji na osnovu „utiska“ Komisije.
Na primer, sposobnost udruženja da realizuje projekat može se proveravati s jedne strane dužinom postojanja udruženja a sa druge brojem uspešno reaizovanih projekata, tako što će se za svaku godinu postojanja dodeljivati određeni broj bodova, a za svaki uspešno realizovan projekat za određeni iznos sredstava takođe dodeljivati određeni broj bodova.
Na ovaj način favorizuje se da projekte u većini realizuju udruženja za koje je vreme dokazalo da su sposobna da ostvaruju svoje ciljeve i izbegava sumnja na korupciju kod dodele sredstava udruženjima koja su registrovana neposredno pred javni konkurs.
9.4. Objavljena lista bodovanja mora da ima objavljeno bodovanje po svakom osnovu, a ne zbirno
Objavljena lista bodovanja, koja sada sadrži samo krajnji zbir bodova, bar za učesnike konkursa mora da bude dostupna u obliku koji omogućava da se proveri koliko je koje udruženje dobilo bodova po svakom od kriterijuma.
Na primer, ako se za dužinu postojanja udruženja dodeljuje maksimalno 5 bodova, za svako udruženje mora biti poznato koliko mu je po ovom kriterijumu Komisija dodelila bodova.
Tj. rad komisije mora biti transparentan i način bodovanja mora biti jasan i proverljiv, kako bi se omogućile i eventualne žalbe na odluke Komisije koje ponekad mogu biti i donete na pogrešan način. Takva mogućnost ne postoji kada je javno objavljena samo lista ocene projekata u kojoj je naveden konačan zbir bodova, bez informacije koliko je koje udruženje po kom kriterijumu dobilo bodova.
9.5. Zbog povećanja transparentnosti sva udruženja koja su učestvovala na javnom konkursu moraju biti obaveštena elektronskom poštom o tome na koji je način Komisija bodovala predloge prispele na konkurs i o tome da li su njihovi projekti prihvaćeni ili nisu prihvaćeni za finansiranje
Svako udruženje koje je konkurisalo na javnom konkursu treba da bude elektronsko poštom obavešteno o rezultatu bodovanja i o oceni projekata u postupku vrednovanja i rangiranja, kako bi imalo priliku za žalbu u slučaju da je načinjen propust.
9.6. Osim odluke Komisije, po okončanju procedure i kompletna konkursna dokumentacija za svaki projekat udruženja koji je odabran za finansiranje treba da bude javno objavljena
Kako se radi o finansiranju iz budžeta opštine i o javnim sredstvima tj. o postupku u kome nesporno postoji javni interes važno je da javnost bude upoznata sa sadržinom konkursne dokumentacije iz koje se može zaključiti koji su tačno programi – projekti u javnom interesu odabrani za finansiranje, šta će se njima realizovati, u kom roku, na koji način i sa kojim ciljem, što se sve može postići objavljivanjem kompletne konkursne dokumentacije za izabrane programe – projekte udruženja.
9.7. – Obrasce izveštaja mora propisati drugi organ a ne sama Komisija, a sami obrasci moraju biti načinjeni na takav način da se izveštavanje po svakom programu – projektu može upoređivati i analizirati
Obrasci izveštaja ne pružaju dovoljnu preglednost i ne omogućavaju da se verodostojno utvrdi da li su aktivnosti zaista i realizovane.
Način izveštavanja mora biti tako propisan, sa takvim obrascima, iz kojih se može zaključiti bez posebne obuke za knjigovodstveno – računovodstvene poslove da li je aktivnost zaista sprovedena i da li su sredstva namenski utrošena.
9.8. Mora da se uspostavi metodologija izveštavanja tako da unapred bude propisano pravdanje troškova za svaku od uobičajenih aktivnosti
Iz konkursa 2021. i izveštaja za tu godinu vidi se da je nemoguće iz obrasca izveštaja ustanoviti da li su zaista održani javni skupovi na koje je potrošeno više od 10% ukupnih sredstava javnog konkursa, odnosno više od 50% troškova programa za tri udruženja, a takođe nije moguće ustanoviti na koji način, koliko opravdano i u koju svrhu je utrošeno gorivo za realizaciju nekih projekata.
Zato je neophodno za svaku od aktivnosti koje su uobičajene za realizaciju projekata udruženja propisasti obaveznu metodologiju izveštavanja.
Na primer za javne skupove, potrebno je dostaviti fotografije (više od jedne) na kojima se vidi broj učesnika za svaki javni skup, vreme, mesto održavanja, ugovor o zakupu prostora ako je prostor zakupljen, upisne liste učesnika.
Za troškove goriva propisati pravdanje slično kao za pravdanje utroška goriva službenih automobila, putni nalog, prateća dokumentacija, računi, upućivanje na put, svrha puta, broj putnika vozilo, datum, relacija, pređeni kilometri itd.
Za audio-vizuelno dokumentovanje predvideti dostavljanje snimaka ili dostavljanje linka ka snimcima na internetu, koje komisija mora da verifikuje zapisnikom da su pregledani i da je konstantnovano da postoje.
Za štampane materijale dostaviti primerak, fotografije iz kojih se vidi kada i gde je materijal deljen i slično.
Za knjigovodstvene usluge propisati standardni trošak u odnosu na odobrena sredstva ili vreme (po mesecima) realizacije projekta.
Na ovaj način propisati i druge vrste pravdanja troškova za različite uobičajene aktivnosti, a kod eventualno novih aktivnosti uvesti načelnu obaveznost da se mora dostaviti izveštaj kojim će se dokazati kvantitet, kvalitet, vreme realizacije iz čega se može ustanoviti da je aktivnost zaista i realizovana na opisani način.
9.9. Izveštaji o realizaciji programa – projekata za svako udruženje moraju se javno objaviti
Svi izveštaji o realizaciji programa – projekata za svaki finansirani projekat, sa svim detaljima moraju se javno objaviti.
9.10. Komisiju postavlja organ koji i donosi rešenje o dodeli sredstava,
S obzirom na važnost celokupne oblasti dodele sredstava udruženjima građana bilo bi od velike koristi da Komisiju imenuje drugi organ, a ne Predsednik opštne koji sredstva i dodeljuje Rešenjem i potpisuje ugovore sa udruženjima građana.
Sam sastav Komisije bi trebalo da bude profesionalniji, da u radu komisije obavezno učestvuju lica sa iskustvom u finansijskim i pravnim poslovima i u realizaciji projekata udruženja građana.
Bilo bi moguće po ovom modelu da Komisiju imenuje Skupština opštine i da u njen sastav (prošrien na pet u odnosu na sadašnji tročlani) učestvuju i predstavnici koje delegiraju udruženja građana po određenom ključu a koji nisu u sukobu interesa (npr. predstavnici uglednih udruženja ili saveza udruženja koji deluju van Paraćina i ne učestvuju na lokalnim konkursima).
9.11. – Predložiti minimalni procenat izdvajanja iz budžeta sa finansiranje projekata udruženja građana
Analizom izdvajanja iz budžeta pokazano je da je godišnje izdvajanje za programe udruženja osciliralo oko 0.5% budžeta. Zbog sigurnosti rada udruženja koja se oslanjaju na ovakvo finansiranje bilo bi korisno da se opština načelno opredeli da izdvajanje svake godine neće biti manje od navedenih 0.5% budžeta, što bi pružilo određenu sigurnost za rad udruženja, posebno onih koja se u svojim aktivnostima isključivo i oslanjanju na projektno finansiranje od strane opštine.
9.12. Prilikom objavljivanja svih zvaničnih dokumenata u proceduri uz naziv udruženja obavezno objavljivati i matični broj u APR
Analizirajući dokumente iz različitog perida ustanovili smo da opštinske službe za isto udruženje koriste različita imena, što ponekad dovodi do zabune ili onemogućava identifikaciju udruženja. Na primer, naziv „Moto klub“ obično se koristi za udruženje građana „Moto klub white angels“ ali u Paraćinu postoji registrovan još jedan „Moto klub“ koji okuplja ljubitelje moticikala, a osim njega postoji još nekoliko „Moto klubova“ koji okupljaju zaljubljenike u automobile. Zbog toga u drugom konkursu iz 2022. godine kada je „Moto klubu“ dodeljeno 600.000,00 RSD nije bilo moguće sa sigurnošću reći o kom se „moto klubu“ radi.